采购文件在采购流程之中占据着非常重要的地位，有人把采购文件比作采购活动的“宪法”。此比喻未必恰当，但非常形象地描述出了采购文件的重要性。采购文件内容涉及非常厂泛。这就要求编制人员非常熟悉相关的法律法规和政策，熟练掌握招标投标的知识和程序，具有一定的经济和技术知识，以及非常强的责任心和协调能力。
适用于PPP项目的采购方式有公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商和单一来源采购共五种。招标人分别编制公开招标采购文件、邀请招标采购文件。竞争性谈判采购文件，竞争性磋商采购文件以及单一来源采购文件。在招标采购中。供应商(投标人)依据招标采购文件提交投标文件，在竞争性谈判和竞争性磋商采购中，供应商依据相应采购文件提交报价文件。单一来源采购中，供应商提交响应文件。在以下的阐述中，招标文件和报价文件均使用响应文件来统一表示。
(一)编制项目采购文件
采购文件的程序规定必须合法，不得违反法律关于招标的强制性规定：采购文件的内容要求必须合法，不应该对潜在供应商造成歧视。采购文件的内容要求必须完整，文字表述必须清楚，准确，不能含糊其辞，语言要精练，逻辑性要清晰。
项目采购文件的内容应包括采购邀请，供应商须知(包括密封、签署、盖章要求等)。供应商应提供的资格、资信及业绩证明文件、采购方式，政府对项目实施机构的授权、实施方案的批复和项目相关审批文件。采购程序、响应文件编制要求，提交响应文件截止时间、开启时间及地点、强制担保的保证金交纳数额和形式，评审方法、评审标准、政府采购政策要求。项目合同草案及其他法律文本等。
采用竞争性谈判或竞争性磋商采购方式的，项目采购文件除上述规定的内容外，还应明确评审小组根据与社会资本谈判情况可能实质性变动的内容，包括采购需求中的技术，服务要求以及合同草案条款。下面就以上主要内容分别予以说明。
采购邀请的主要内容包括招标采购单位的名称。地址和联系方式。招标项目的名称、编号、数量或者招标项目的性质、内容。供应商的资格要求。获取采购文件的时间、地点、方式及采购文件售价。递交响应文件截止日期，开标或成交的时间及地点等。
供应商须知的说明。要求和规定主要是告知供应商投标、报价或谈判时的有关注意事项。供应商须知的内容应明确、具体。供应商须知这一部分内容很重要，但在签订合同时不属于合同的一部分。供应商须知的内容基本包括以下六部分：总则、响应文件内容、响应文件的编制、响应文件的递交、开标和评标(单一来源为谈判和评审)、合同授予。
在总则中，应该说明适用范围、资金来源，采购代理机构，合格的供应商条件，此外，采用投标方式的还要说明投标费用等。采用竞争性谈判。竞争性磋商的要说明相关报价费用情况等：响应文件在内容上，要写明响应文件的构成、响应文件的澄清和修改情况：响应文件的编制部分要对响应文件中使用的语言、响应文件的构成，响应文件格式、标价及使用货币、供应商资格证明文件。保证金情况、项目有效期及响应文件的式样和签署等内容进行说明和界定;响应文件的递交部分，要明确响应文件的密封和标记、响应文件的截止期、响应文件迟到，响应文件的修改和撤回、评选委员等情况：开标和评审部分，要写明开标时的注意事项、响应文件的澄清、响应文件的评审说明。评标时采用的评审方法等。单一来源采购文件此部分进行谈判与评审环节，包括谈判程序的说明。响应文件的资格审查、响应文件的澄清以及谈判和谈判终止等：合同授予时，要发出中标通知书及中标结果公告。合同签署，相应费用说明和履约保障等。单一来源采购文件发布成交通知。成交信息公告。合同签署及履约保障等。
